Die Macht der Query nutzen – Teil 2

Es gibt einige Grundregeln, die es zu beachten gilt, um die Query optimal für sich zu nutzen.

1. Scannen Sie PDF-Dokumente immer mit einer OCR-Software (Optical Character Recognition). Nur so werden die Wörter als Text gespeichert und nicht nur als Bild. Schon beim Kauf eines Scanners sollten Sie unbedingt darauf achten, dass eine gute OCR-Software dabei ist. Um das bewerten zu können helfen Amazon-Rezensionen. Oftmals werfen Hersteller billige Scanner auf den Markt, bei denen an der Software gespart wurde. Finger weg von solchen nur scheinbar günstigen Angeboten.
2. “Taggen“ und kommentieren Sie ausgiebig. Als “Tags“ werden Suchwörter bezeichnet, anhand derer man einen Text leichter wiederfindet. Auch in gescannte PDF-Dokumente können Sie mit Hilfe der Kommentarfunktion des Adobe Readers Tags und Kommentare einfügen.
3. Taggen Sie auch E-Mails. Sie können auch E-Mails, die Sie erhalten haben, bearbeiten und speichern. Fügen Sie beliebige Tags und Kommentare ein.
   
4. Respektieren Sie den Wunsch Ihrer E-Mail-Empfänger, dass auch sie ihre Informationen gern wiederfinden möchten. Kopieren Sie, wo immer möglich, lieber Text als Screenshots in Ihre E-Mails.

Um E-Mails, Dateien und Dokumente wiederzufinden, gibt es Suchprogramme wie z.B. X1. X1 indiziert im Hintergrund alle Dateien, sodass die Suche praktisch verzögerungsfrei Ergebnisse liefert.

Führen Sie auch Notizen lieber digital, soweit möglich. So finden Sie Aufzeichnungen nach Jahren noch schnell wieder. Das Handy ist ihr Notizblock für unterwegs. Es gibt eine große Anzahl von geeigneten Apps, um Notizen zu führen, z. B. „Google Notizen“ oder „Evernote„.

Für umfangreichere Aufzeichnungen bietet sich „Google Docs“ an. Alle genannten Programme sind für verschiedene Plattformen verfügbar (Android, Windows, iOS).

Zum Schluss noch ein Tipp, um interessante Internetseiten wiederzufinden. Melden Sie sich bei einem Dienst wie Delicious an und speichern Sie dort die Adressen Ihrer Website-Bibliothek. Sie können Sie ab sofort von überall aus aufrufen, auch mit dem Handy.