Die Macht der Query nutzen – Teil 1

Nie zuvor erzeugen Menschen derartig viele Daten wie in der heutigen Zeit. Ein Ende ist nicht abzusehen, das Volumen steigt weiterhin exponentiell.

Längst sind die Zeiten vorbei, in denen ein durchschnittlicher Büroangestellter alle Dokumente und E-Mails, die er erhält, lesen könnte. Die Leserinnen scannen Texte innerhalb weniger Sekunden auf ihre Relevanz und steigen bei Bedarf tiefer ein oder nehmen den Inhalt nur oberflächlich zur Kenntnis.

Wenn aber die Zeit fürs Lesen schon knapp ist, wo soll man dann noch die Zeit für das Einsortieren finden? Das Einsortieren, das dem alleinigen Zweck dient, Dokumente wiederzufinden, wird zur Farce, wenn man auf die überwiegende Zahl der Dokumente nur einen flüchtigen Blick werden konnte.

Zum Glück gibt es einen Ausweg aus dem Dilemma: die Query.

Die Query bezeichnet die Möglichkeit, Inhalte durch eine geschickt gewählte Abfrage zu finden. Das Interessante dabei ist, dass noch nicht einmal eine Datenstruktur vorhanden sein muss. Die Query ist auch und gerade bei unstrukturierten Informationen noch sehr mächtig. Ein Umstand, den sich Google und die NSA zunutze machen, der aber auch den Büroalltag sehr erleichtert.

Als Informationen noch auf Papier gespeichert wurden, musste man Ordnungssysteme schaffen, wollte man Informationen später wiederfinden. Ordnungssysteme sind immer unzulänglich. Wo habe ich den Vertrag nur einsortiert? Unter dem Namen des Kunden? Oder in dem Ordner “Verträge“ oder unter “Vorgänge 2014“? Und wenn ich mich selbst kaum daran erinnern kann, wie sollte dann die Kollegin, die mich vertritt, dieses Dokument finden?

Mit einem Suchsystem findet jeder den Vertrag, auch ohne meine Ablagestruktur zu kennen. Man gibt als Suchbegriffe beispielsweise “Vertrag“ und “Amazon“ ein und findet im Bruchteil einer Sekunde das gesuchte Schriftstück – vorausgesetzt, man hat beim Einscannen nicht geschlampt.

Man kann es nicht oft genug wiederholen: PDF-Dokumente sollten immer unter Zuhilfenahme einer Texterkennung (OCR) gescannt werden. Nur dann ist die Digitalisierung von Papiervorlagen sinnvoll. Ein nicht durchsuchbares PDF-Dokument ist kaum mehr wert als das bedruckte Blatt Papier, von dem es stammt.